RH : comment l’IA transforme l’onboarding (Robert Walters France)

Depuis quand et dans quel contexte les entreprises utilisent-elles l’IA pour mieux intégrer leurs recrues ?

Coralie Rachet – L’intégration de l’intelligence artificielle s’est généralisée à partir de 2020, avec une adoption initiale dans les secteurs du conseil en organisation et en stratégie. L’IA joue un rôle clé, en particulier lors de la phase de pré-accueil, qui débute dès l’acceptation de l’offre d’emploi. Cette période cruciale est l’occasion de créer un lien avec le futur collaborateur, sachant que 61% des entreprises ont déjà été confrontées à des recrues ne se présentant pas le premier jour, selon les données de notre livre blanc. Les outils d’IA facilitent cette relation par des mails personnalisés, des robots conversationnels ou encore des messages de bienvenue adaptés. Car à l’heure actuelle, on constate un écart de perception : si plus de 85% des entreprises trouvent leur processus d’intégration suffisant, voire excellent, 49% des cadres le jugent décevant, voire inexistant ! Lors de l’accueil proprement dit, l’IA est utile pour préparer des guides sur mesure pour les nouveaux salariés, en regroupant les informations sur l’entreprise, son histoire, sa culture ou encore les objectifs du poste. Elle intervient aussi dans la planification des entretiens avec le manager ou l’équipe, pour des demandes de formations.

Quels avantages l’IA apporte-t-elle dans ces processus ?

C. R. – L’IA automatise des tâches administratives et allège le travail des managers et des équipes RH pour mieux se concentrer sur les aspects humains de l’accueil. Elle contribue aussi à réduire le stress des recrues, en s’assurant que tout est prêt en amont – la moitié des cadres interrogés nous a déclaré ne pas disposer d’un poste de travail entièrement installé le jour de leur arrivée. L’IA est également un levier de personnalisation : en analysant les données sur les nouveaux collaborateurs, elle suggère des approches adaptées aux nouveaux salariés et à leurs attentes, en matière de missions comme de modes opératoires. Enfin, elle améliore la rétention, enjeu crucial puisque 41% des cadres ont déjà rompu leur période d’essai, souvent du fait d’une intégration insatisfaisante.

Quels sont les facteurs de succès pour une approche combinant IA et interactions humaines ?

C. R. – L’IA est un moyen d’affiner, de personnaliser et de compléter l’intégration des recrues. Un déjeuner d’équipe ou un échange informel dès le premier jour reste essentiel pour instaurer un climat de confiance. De même, les réunions ou séminaires dédiées à l’accueil, la désignation d’un tuteur ou d’un mentor pour accompagner les nouveaux salariés dans leurs premiers mois en poste, un moment de sociabilisation et des échanges informels après la journée de travail ou lors du déjeuner sont autant de facteurs clés.
Développer le sentiment de fierté est également un facteur clé pour fidéliser les talents. Selon notre livre blanc, 59% des collaborateurs fiers de travailler pour leur entreprise citent les valeurs et le management comme principales raisons. Cela montre à quel point il est crucial de créer une cohérence entre l’identité de l’entreprise et les attentes des personnes embauchées. Et justement, en automatisant et en personnalisant des tâches RH, l’IA dégage du temps pour ces interactions de qualité avec les recrues, axées sur la création de liens, l’appropriation des codes culturels de l’entreprise, et la connaissance réciproque entre nouveaux salariés, managers et collègues. Dans tous les cas de figure, il est indispensable que l’IA soit utilisée de manière éthique, en respectant les principes du RGPD et en évitant les biais, comme y invite le Manifeste publié par Syntec Conseil. Former les équipes RH à ces technologies et sensibiliser les managers aux attentes des recrues sont des étapes clés pour garantir le succès de cette approche « augmentée ».